Папки и системы архивации документов
Век активно развивающихся технологий, инноваций и модернизаций не исключил из повседневного оборота огромное количество документов разного типа, вида и назначения. Опытные акулы бизнеса или скромные учителя – всё равно, привыкли доверять бумаге больше, чем компьютеру и флешке.
Для систематизации и сортировки, обработке и архивации требуются те канцелярские принадлежности, обзором которых мы сейчас и займемся.
Именно папки и системы архивации документов помогут сохранить ясность и четкость в понимании документооборота.
Папки по назначению
Определитесь с объемом и заданной тематикой, если вы работаете с множеством поставщиков, уместно будет объединить и рассортировать по отдельным папкам каждого. Ведете учет налогов? Отлично! Подберите одинаковые по размеру и стилю сегрегаторы на каждый вид налога.
Долгосрочное хранение или архивация
Сроки хранения документов зависят от их вида и значимости. Некоторые документы, касающиеся работников и их выплат, хранятся 75 лет. В любом случае, даже самые незначительные и мало информативные первичные бумаги придётся хранить до проверки контролирующих органов.
Папки регистраторы, папки на кольцах, боксы для архивации решат ваши проблемы. Изготовленные из высококачественного картона, облицованные металлической окантовкой и вмещающие в себя достаточно большой объем документации. Если вы примените разделители страниц, то функциональность папок возрастает. Выступающие яркие уголки помогут без проблем, сэкономив время найти нужный документ буквально за секунды.
Для архивирования и долгого хранения большого количества информации на бумажных носителях до сих пор с удовольствием используют папки картонные. Могут быть как на завязках, так и в виде скоросшивателей.
Для хранения в текущем периоде и закрытии отчетного месяца (квартала, года)
Для хранения небольшого объема и тех документов, с которыми вы непосредственно работаете, пригодятся скоросшиватели и папки уголки. Также можно распределить информацию по темам, выбрать подходящие по тону и цветовой гамме папку.
Для быстрого конспектирования и заметок
Не всегда приходится работать за удобным офисным столом и располагать временем, иногда приходится записывать нужную и важную информацию в прямом смысле слова «на бегу». Для этого воспользуйтесь планшетом. Твердая основа прочно удерживает лист, есть выемка для ручки, карандаша или маркера.
Для транспортировки документов
Командировка или поездка в партнерский офис, а может визит в налоговую или любой другой контролирующий орган – на все эти случаи лучшим помощником станут портфели и папки деловые, которые выглядят презентабельно и вмещают в себя достаточно большой пакет документов. Распределите бумаги по назначению и виду в папки конверты либо папки на резинках, для каждой темы подберите цвет. Они легко войдут в портфель, и вы не растеряетесь в незнакомом месте.
Придающие солидность и уверенность
Папки на подпись имеет каждый уважающий себя референт или секретарь. Аккуратность и педантичность также оценит каждый начальник.
Файлы
Неотъемлемый атрибут любого назначения. Применяется повсеместно и пользуется популярностью из-за функциональности и экономии средств. Действительно, гениальное изобретение!
Для сохранения информации о контактах
Используйте визитницы для сохранения и удобного поиска важного контакта.
Важность современной канцелярии в деловом мире неоспорима. Практичность и надежность сохранения бумажных документов до сих пор актуальна, несмотря на всеобщую компьютеризацию. Кроме того, разнообразный ассортимент различается и по оформлению, и по цветовым решениям. Облегчите ваш труд, воспользовавшись нашими советами.
